Personne morale
Immatriculation
Avant d’être reconnu par l’Institution, une association étudiante de programmation ou un groupe étudiant universitaire doit d’abord être incorporé en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies, à titre de Personne morale, aussi appelée Organisme à but non lucratif (OBNL). Les Personnes morales sont constituées par lettres patentes, accordées par le Registraire des entreprises du Québec.
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Selon la Loi sur les compagnies, le conseil d’administration peut déléguer des pouvoirs à d’autres comités. Ces comités, temporaires ou permanents et constitués pour favoriser une gestion plus efficace de l’organisme, possèdent alors un pouvoir consultatif et non décisionnel.
Obligations légales
L’ensemble de ces documents doit être conservé pour un minimum de six ans sur support papier ou sur support électronique. Vous devez conserver les preuves à l’appui de ces renseignements.
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De plus, des registres doivent être tenus au siège social, contenant : les lettres patentes; les règlements généraux; le registre des membres en règle; le registre de l’ensemble des administratrices et administrateurs depuis la fondation de l’organisme, indiquant leurs noms, coordonnées, professions et dates d’entrée et de sortie de fonction.
Rôles et responsabilités des administrateurs·trices
Rôles
Tel qu’expliqué plus haut, les administratrices et administrateurs sont considérés comme étant les mandataires de l’organisme. Elles et ils possèdent les droits les plus étendus pour assurer la gestion courante de l’organisme. Contrairement à ce que l’on entend généralement, c’est le conseil d’administration qui possède le dernier droit de regard sur les prises de décision des membres. L’assemblée générale n’est pas complètement « souveraine » pour la simple raison que les administratrices et administrateurs sont les responsables légaux des activités de l’organisme. À l’inverse, c’est l’assemblée générale qui élit les représentant·es au conseil d’administration et c’est cette même instance qui peut les destituer. Chaque administratrice et administrateur possède un droit de vote pour les décisions prises en conseil.
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Au niveau des responsabilités pénales, différentes lois touchent l’ensemble des administratrices et administrateurs (Loi sur l'Agence du Revenu du Québec, Loi sur les normes du travail, etc.). Notons, en particulier, que le refus de montrer les livres ou les registres, l’omission de la production d’une déclaration annuelle ou la falsification de documents peuvent entraîner des conséquences de nature pénale.
Prévenir
Dans un document intitulé « Les cahiers de l’action démocratique », le CSMO (Comité sectoriel de main-d’œuvre – Économie sociale et action communautaire) propose les conseils suivants pour « adopter une attitude et des comportements préventifs, meilleure garantie possible contre des poursuites » : de respecter les lois, de même que les règlements généraux et les lettres patentes de l'organisation, et produire les déclarations exigées par la Loi :
- Agir individuellement dans les limites de ses pouvoirs en s'appuyant sur des résolutions du conseil d'administration.
- Être renseigné·e adéquatement avant de prendre une décision et d'agir.
- Agir au meilleur de sa connaissance, de bonne foi et dans l'intérêt de l'organisation.
- Ne pas essayer de faire ce qui échappe à sa compétence et demander l'assistance d'autres personnes si l'on ne se sent pas apte à effectuer seul·e une tâche.
- Ne pas commettre d'abus de pouvoir.
- Assister à toutes les réunions du conseil.
- Exiger la documentation pertinente avant les réunions et s'y préparer adéquatement.
- Accorder un soin particulier à la rédaction et à la lecture des procès-verbaux.
- Enregistrer sa dissidence au procès-verbal afin de s'exonérer de toute responsabilité, si cela est nécessaire.
- Éviter de se placer en situation de conflit d'intérêts ou d'utiliser à son profit personnel des renseignements de nature confidentielle ou privilégiée.
- Contracter avec l'organisation, seulement si le contrat est autorisé par une résolution du conseil d'administration.
- Faire inscrire sa situation de conflit d'intérêts au procès-verbal et s'abstenir de voter sur la question.
- Déléguer des pouvoirs à des personnes compétentes et intègres et exercer sur elles un contrôle approprié.
- Embaucher un personnel compétent et possédant, le cas échéant, la formation requise; choisir judicieusement les bénévoles.
- Exercer une surveillance et un contrôle adéquats et agir de façon responsable en toute circonstance.
- Agir aussitôt que l'on soupçonne ou découvre un acte fautif ou frauduleux.
- Veiller à la sécurité des personnes qui participent aux activités de l'organisation en procurant des locaux, des équipements et des installations appropriés, bien entretenus et sécuritaires.
- Adopter une attitude préventive en évaluant les risques possibles et en prenant les moyens raisonnables pour que ne surviennent pas d'accidents.
Démission ou révocation
Une administratrice ou un administrateur peut démissionner quand bon lui semble; son mandat prend alors fin aussitôt. Cependant, une certaine jurisprudence allègue qu’une administratrice ou un administrateur démissionnaire ou révoqué reste en poste jusqu’à son remplacement. Par exemple, si l’ensemble du conseil d’administration démissionne, cela ne signifie pas la fin de l’existence de l’organisme, qui doit poursuivre ses activités de gestion et qui doit encore respecter certaines obligations. Dans l’objectif d’éviter toute responsabilité personnelle découlant d’un acte réalisé ultérieurement par l’organisme, l’administratrice ou l’administrateur démissionnaire devrait toujours s’assurer que son poste est remplacé et que ce changement est signalé via une modification des lettres patentes. À signaler qu’une personne qui le désire peut aussi faire appel directement au Registraire des entreprises pour effectuer une telle modification, sous certaines conditions et moyennant des frais {article 85 de la Loi sur la publicité légale des entreprises}.
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Assurances
Pour l'organisme
Les personnes participant à une activité organisée par l’organisme ou se trouvant sur des lieux qui sont sous sa responsabilité peuvent, à la suite d’un accident (découlant d’une négligence, d’une surveillance ou d’un entretien inadéquat, etc.), poursuivre l’organisme. En protection contre ce type de problème, le conseil d’administration devrait proposer une couverture d’assurances pour l’organisme.
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Face à toutes les responsabilités et les risques potentiels exposés plus haut, il est fortement recommandé que chacun des membres du conseil d’administration se dote d’une couverture d’assurance ou que l’organisme se dote d’une assurance responsabilité au bénéfice de l’ensemble des administratrices et administrateurs. Cette assurance sur la responsabilité civile couvre les coûts que les administratrices et administrateurs peuvent être légalement tenu·es de compenser financièrement à la suite d’un dommage causé à une tierce partie. Contrairement à une police d’assurance générale sur la responsabilité civile qui offre une protection contre les pertes découlant de dommages corporels ou matériels, l’assurance sur la responsabilité civile des administratrices et administrateurs ne couvre que les pertes découlant « d’actes préjudiciables » imputés à un ou des membres du conseil.
Membres
Statut
L’adhésion à un organisme se fait de manière très simple, du moment que les personnes satisfont aux conditions exprimées dans les règlements généraux de l’organisme. Dans le cas des associations étudiantes de programmation de l’UQAM, les étudiant·es représenté·es sont membres par défaut, du moment qu’elles et ils paient leurs frais de scolarité. Les groupes étudiants peuvent décider des modalités d’adhésion, comprenant des frais d’admission ou non.
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- Les membres ne sont pas personnellement responsables des obligations ou des dettes de l’organisme.
- Ils ont la « responsabilité morale » de se tenir au courant des affaires de l’organisme et de participer à sa vie démocratique.
Assemblées
Assemblée générale annuelle
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La période minimale se déroulant entre l’annonce d’une assemblée générale et sa tenue, de même que le quorum (proportion ou nombre minimal de membres présents pour que l’assemblée puisse se dérouler), sont des éléments déterminés par l’organisme dans ses règlements généraux.
Modifications et dissolution
Modifications
Dès qu’un changement survient au niveau des éléments composant les lettres patentes, celui-ci doit être signalé au Registraire des entreprises :
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Les 2/3 des membres réunis en assemblée peuvent adopter une résolution de dissolution de l’organisme. Un avis indiquant que l’organisme demandera la permission de se dissoudre doit être publié dans un journal, dans la localité où est situé le siège social. Le Registraire des entreprises fournit un formulaire pour effectuer une telle demande et publie un guide d’aide sur son site Internet à cet effet. La dissolution sera acceptée si l’organisme n’a ni dette ni obligation et qu’il s’est départi de ses biens. La radiation de l’immatriculation a lieu d’office si la Personne morale demande une dissolution ou si elle omet de produire deux déclarations annuelles consécutives (dans ce dernier cas, il s’agit d’une sanction administrative et l’organisme est passible d’amendes).
Finances
États financiers
Associations étudiantes
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L’organisme est libre d’entreprendre des activités d’autofinancement (événements-bénéfices, ventes de recueils, etc.).
Autres lois et règlements
Il va de soit qu’en plus des Politiques et Règlements de l’UQAM, les associations étudiantes et groupes étudiants sont tenus de respecter les lois en vigueur. En voici quelques-unes.
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