L’Université établit et tient à jour le calendrier de conservation de ses documents. Celui-ci constitue un ensemble de règles qui déterminent les périodes d’utilisation et les supports de conservation des informations et documents actifs et semi-actifs et qui précisent les informations et les documents inactifs qui doivent être détruits ou conservés de façon permanente pour leur valeur patrimoniale. Le plan de classification des documents a été utilisé comme base du calendrier de conservation.
Objectifs :
- diminuer la masse de documents à conserver tout en préservant ceux ayant une valeur administrative, légale ou historique
- favoriser les économies d’espace et d’équipement
- identifier les détenteurs principaux de l'information (si votre unité n'est pas le détenteur principal de l'information, les documents peuvent être détruits dès que la durée de conservation est échue et ils ne seront pas transférés au SAGD)
- respecter les exigences de la Loi sur les archives et les lois prescrivant des durées de conservation des documents.
Une formation sur l’archivage et le calendrier de conservation est disponible pour tout employé responsable de la gestion documentaire de son unité. Pour obtenir la formation, ou pour toute question sur le calendrier de conservation, visitez notre site web.
Délais de conservation :
Les délais de conservation constituent la durée à laquelle les documents doivent être conservés dans les unités. Ils ne doivent pas être détruits avant que la durée de conservation soit terminée.
Calcul du délai de conservation :
Le délai de conservation est calculé une fois que l'activité concernée par le dossier est terminée. On peut utiliser la date de la fermeture du dossier, la date de la dernière inscription au dossier ou la date de l'officialisation, la finalisation ou l'annulation du processus ou de l'activité.
Informations relatives à l'évolution historique (croissance, orientation) de l'Université ou de l'une de ses unités. Ces documents témoignent de façon générale de l'histoire de l'UQAM ou de différents événements spécifiques qui ont marqué son développement : célébrations historiques, fêtes ou cérémonies de commémoration, dévoilement d'une plaque ou d'un monument.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la définition et l’évolution de la mission, des valeurs, de la vision et des mandats de l'Université ou l'une de ses unités. Ces documents témoignent notamment de la planification des objectifs généraux et spécifiques de l’UQAM et de la répartition de ses mandats.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations témoignant de la création et de l’existence officielle de l'Université de même que des modifications apportées à ses statuts et documents constitutifs, et qui en précisent les droits, les privilèges et les obligations.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat général | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 1 an puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations concernant l'attribution des prix et distinctions par les unités de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations créées pour prendre acte de la préparation, des travaux et des décisions prises par les instances de l’Université et pour assurer le bon déroulement, les délibérations et le suivi des réunions des instances de l’Université et de leurs comités : Conseil d’administration, Comité exécutif, Commission des études, Comité d’audit, Comité de la vie étudiante, Sous-commission des ressources, Comité des services aux collectivités, Comité de discipline, Comité de révision, Conseils académiques des facultés, Comités sur les infractions de nature académique, Comité sur les cadres supérieures, cadres supérieurs, cadres et doyennes, doyens, Comité d’intervention et Comité de gouvernance.
Détenteur(s) du dossier principal Unité assumant le secrétariat de l'instance | Types de documents
| Durée de conservation Dès la fin de la réunion ou dès la signature du procès-verbal, transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la préparation, la tenue, la délibération et le suivi des réunions des comités institutionnels de l’Université de même que des différents comités internes administratifs et académiques de l’Université.
Détenteur(s) du dossier principal Unité assumant le secrétariat du comité | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations créées dans le but d'assurer le bon déroulement, les délibérations et le suivi des réunions des comités d’organismes externes auxquels participent des membres de l’Université à titre de représentant officiel. Ces documents témoignent des prises de position institutionnelles produites dans le cadre de différents travaux au sein de ces comités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la planification des activités et des objectifs généraux et spécifiques de l’Université ou l’une de ses unités et qui en établissent les priorités et les orientations.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont en vigueur puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à une évaluation, une consultation ou une intervention en développement organisationnel dans une unité de l’Université afin d’améliorer les processus administratifs.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont en vigueur puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la réalisation des audits internes des processus et activités de l’Université ou de l’une de ses unités via le Comité d’audit de l’UQAM (informations relatives à l'activité ou au processus audité, analyse et tests, services d’assurances et de conseils).
Détenteur(s) du dossier principal Bureau de l'audit interne | Types de documents
| Durée de conservation Dès leur adoption, transfert des documents relatifs au Comité d’audit au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. Conserver les autres documents 7 ans puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au processus de désignation tel que prévu au Règlement des procédures de désignation (R3).
Détenteur(s) du dossier principal Unité responsable de la tenue du processus de désignation | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la planification et la coordination du processus d'élaboration, d'approbation et de publication des documents normatifs de l'Université dans le Registre numérique des documents normatifs accessibles sur le site Web du Secrétariat des instances : règlement, politiques, directives et procédures.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat général | Types de documents
| Durée de conservation Dès l'adoption d'une nouvelle version ou d'une mise à jour publiée sur le site Web du Secrétariat des instances, transfert de la version officielle du Registre des documents normatifs au SAGD par le Secrétariat des instances pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux étapes à réaliser, moyens à prendre et méthodes à suivre pour exécuter une tâche et réaliser les activités des unités de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser et documenter les transferts de responsabilités ou de tâches nécessaires pour assurer le suivi des activités d'une unité académique ou administrative de l’Université : répartition et délégation des pouvoirs, délégations financières et autorisations de signature.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que la délégation ou les autorisations sont en vigueur puis transfert des documents au SAGD pour une conservation de 3 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la continuité des opérations et des fonctions critiques de l'Université ou de l'une de ses unités à la suite d'un événement ayant un effet majeur sur sa capacité à réaliser ses activités. Ces informations portent également sur les actions et interventions réalisées lors d‘une gestion de crise. Cette règle est à différencier de la règle 0470.1 Prévention et mesures de sécurité.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le document est en vigueur, jusqu'à la fin de la gestion de la crise ou jusqu'au remplacement par une nouvelle version puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour élaborer, documenter et assurer l'évolution des structures académiques et administratives de l'Université ou de l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver l’organigramme jusqu’à son remplacement par une nouvelle version puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au fonctionnement interne d'une unité de l’Université et conservés à des fins de gestion courante pour faciliter le déroulement de ses activités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont en vigueur puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations constituées de données qualitatives et quantitatives témoignant de l'orientation, du développement et de l’évolution des principales activités et réalisations de l'Université ou l'une de ses unités sur une base annuelle, périodique ou déterminée. Il peut également s’agir de documents comprenant des données statistiques touchant la gestion administrative et académique de l’UQAM ou de documents témoignant de la réalisation d'enquête ou de sondage. Cette règle s’applique uniquement pour les dossiers qui ne peuvent être reliés à une activité spécifique.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations témoignant des échanges et des relations de la direction d’une unité de l’Université. Cette correspondance est classée par ordre chronologique ou thématique et conservée à des fins de suivi, de référence et de témoignage de ses activités et réalisations quotidiennes.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations témoignant des échanges et des relations entre un membre du personnel représentant de l’Université et un organisme externe.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations témoignant des échanges et des relations de nature générale entre une unité et d’autres unités de l’Université et n'étant pas considérées dans un processus plus spécifique.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion de l'information institutionnelle : protection des documents essentiels, gestion des documents de référence, gestion des documents semi-actifs (transfert et destruction des documents, gestion des emprunts et contrôle des accès, gestion des dépôts), contrôle de la confidentialité, indexation des procès-verbaux, interventions dans les unités, gestion des systèmes et des bases de données, gestion intégrée des documents et gestion des wiki.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de gestion des documents | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont en vigueur et aussi longtemps que les systèmes et bases de données en gestion de l'information existent puis transfert au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au développement, à l'implantation et à l'utilisation du plan de classification des documents de l'Université, outil permettant le classement et le repérage des documents actifs conservés dans les classeurs physiques et virtuels des employés de l’UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de gestion des documents | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour élaborer, commander, distribuer et utiliser les formulaires, étiquettes et modèles qui ne sont pas déjà considérés dans un processus plus spécifique.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l’élaboration, l’implantation, l’utilisation et la mise à jour du calendrier de conservation des documents de l’Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de gestion des documents | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le calendrier est en vigueur puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux projets de numérisation des documents de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de gestion des documents | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le projet de numérisation est en vigueur puis transfert au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux certificats de publications de marques de commerce.
Détenteur(s) du dossier principal Service des affaires juridiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le certificat de publication de marque est en vigueur puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations témoignant des avis juridiques relatifs à la conduite des affaires de l'Université : interprétation des lois, règlements, jurisprudence, documents normatifs de l'Université, contrats et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service des affaires juridiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'à la fermeture du dossier ou aussi longtemps que l'avis juridique est en vigueur ou en application puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux litiges impliquant l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des affaires juridiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’à la fermeture du dossier puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au traitement et au suivi des demandes d'accès aux documents publics de l'Université conformément à l’application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat général | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les registres prévus à la Loi sur l’accès et la protection des renseignements personnels aussi longtemps qu'ils sont utiles puis destruction. Conserver les autres documents 7 ans après la fermeture du dossier puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au traitement et au suivi des demandes de renseignements personnels détenues par l'Université conformément à l’application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat général | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou pour la durée de l'entente puis transfert au SAGD pour une conservation de 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion des contrats et polices d'assurance de l'Université ou de l'une de ses unités couvrant les biens mobiliers et immobiliers, y compris le dossier d’assurances bien et responsabilité civile. On y retrouve également les documents relatifs aux conventions par lesquelles des assureurs s'engagent, moyennant une prime, à indemniser l'Université ou l'une de ses unités dans le cas où un incident couvert par une police d'assurance se produit (feu, vol, vandalisme, dommage).
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver pour la durée de la police d'assurance puis transfert des documents au SAGD pour une conservation de 6 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux réclamations intentées par ou contre l’Université. Ces réclamations peuvent être majeures -paiement d'une compensation majeure ou exécution d'un acte à la suite de dommages importants subis par l'Université ou l'une de ses unités (vice de construction) ou mineures -exécution d'un acte à la suite de dommages matériels ou corporels, de dommages causés à la propriété, de pertes ou de vol de matériel, d'un accident, d’un règlement à l’amiable ou par l’intermédiaires d’une compagnie d’assurances.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'au règlement de la réclamation puis transfert des documents au SAGD pour une conservation de 3 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations légales utilisées pour assurer la gestion et le suivi des contrats conclus au nom de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des affaires juridiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver pour la durée du contrat, de l'entente ou du litige, le cas échéant puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à l’analyse des besoins et la planification des effectifs requis pour accomplir la continuité des activités de l’Université de façon ponctuelle pour un projet à court ou long terme.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser, documenter et faire évoluer l'inventaire des effectifs de l'Université ou l’une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations liées au processus de comblement d’un poste vacant et de recrutement d’un employé de l’Université (personnel administratif et de soutien, personnel cadre, personnel d’enseignement, de recherche et de création).
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations permettant de suivre la carrière professionnelle d’un employé de l’Université de son embauche à son départ : personnel administratif et de soutien, personnel cadre et cadre supérieur et personnel enseignant (professeur régulier, substitut, invité, professeur-chercheur, maître de langue, chargé de cours, stagiaire post-doctoral, prêt interinstitutionnel, dégrèvement). Ce dossier comprend également les informations relatives au recrutement (affichage), à l'invalidité (accidents de travail et absences maladie longue durée (SAAQ, IVAC)), les avantages sociaux et la retraite. On y retrouve les documents relatifs aux échanges avec la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), les formulaires et horaires de congés, de vacances, de congés de maladie, de congés de maternité ou paternité, d'assurances collectives ainsi qu’à la participation, aux modalités de cotisation, à l’identification des bénéficiaires des différents régimes de retraite du personnel de l’Université (RRUQ, RRCCUQ).
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines - Dossiers du personnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 1 an après le départ de l’employé puis transfert des documents au SAGD pour une conservation de 100 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations témoignant de l'engagement du personnel étudiant de l’Université de son embauche à son départ : auxiliaire d'enseignement, surveillant, correcteur et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines - Dossiers du personnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations permettant de suivre la carrière d’un employé engagé à l'externe par l’Université de son embauche à son départ : agent de sécurité, personnel d'entretien et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que l’employé contractuel est à l’emploi de l’UQAM puis destruction. Désactivation du dossier de l’employé dans la base de données. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour décrire les différents types de postes existant à l'Université : répartition, abolition, transfert et description de postes des employés par unité administrative et de postes des professeurs par département par année budgétaire.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. Transfert des Principes, objectifs et modalités de répartition des postes réguliers de professeur au Secrétariat des instances par le VRVA pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour décrire les tâches spécifiques réalisées par chacun des membres de l'équipe d'une unité académique ou administrative, de même que l'organisation du travail au sein de l'unité. Ces documents concernent l’analyse, l’évaluation, la répartition et la description des tâches et fonctions de chacun des postes du personnel administratif et de soutien et du personnel enseignant.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'au remplacement par une nouvelle version puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à l'attribution des charges de cours et l'attribution des tâches d'enseignement des professeurs.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser et documenter le processus d'évaluation des compétences et de la performance du personnel cadre et de soutien de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'au remplacement par une nouvelle version puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations témoignant de l'évaluation des professeurs.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Transfert des recommandations du comité d'évaluation des professeurs et de l'assemblée départementale au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. Conserver les autres documents 2 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion, le contrôle et le suivi des mouvements de personnel à l'Université : promotions, mutations, affectations, mises en disponibilité, prêts et échanges de personnel, démission.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux conditions de travail des employés de l'Université : listes d'ancienneté, listes de pointage, documents concernant l'organisation du travail, le salaire, la sécurité d'emploi, la conciliation travail/famille, etc.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion de la rémunération : structure salariale, administration des conventions collectives, salaires, échelons, échelles salariales, équité, progression salariale et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'élaboration et au suivi des programmes de santé, sécurité et hygiène au travail ainsi que l’application des normes du travail, l’inspection des milieux de travail et la qualité de vie au travail.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'administration des régimes d'assurances collectives des employés de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les contrats sont en vigueur puis transfert des documents au SAGD pour une conservation de 3 ans puis destruction. Intégrer les documents relatifs aux avantages sociaux au dossier de l'employé (voir règle 0218.1). | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour élaborer et assurer la gestion et le suivi des programmes de formation et de perfectionnement offerts au personnel de l'Université ainsi que les activités de perfectionnement, cours, échanges et stages suivis par le personnel.
Détenteur(s) du dossier principal Service du développement organisationnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au contrôle des congés de perfectionnement et sabbatiques des professeurs, notamment des documents décrivant le contenu des activités prévues et réalisées lors de ces congés.
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux à l’organisation et la tenue de différentes activités sociales des membres du personnel de l'Université : fêtes d’anniversaire et de retraite, activités sportives et caritatives, chorale, club social et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au développement, à la gestion et au suivi des programmes de services destinés aux employés de l'Université : programme d'aide au personnel, carte multi-services, programme de santé, services d'assistance, d'évaluation, de référence, de sensibilisation et de prévention.
Détenteur(s) du dossier principal Service du développement organisationnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 6 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à l’administration de l'indemnité de départ à la retraite des employés de l'Université selon les différents régimes de retraite du personnel (RRUQ, RRCCUQ).
Détenteur(s) du dossier principal Service des ressources humaines | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le régime est en vigueur puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux avis, opinions et expertises juridiques émis concernant le droit du travail.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des relations de travail | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’à la fermeture du dossier puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux relations et échanges entre l'Université et les associations et syndicats en dehors des processus de négociation de conventions collectives et de règlement de travail (ex. : SEUQAM, SPUQ, SPPEUQAM et autres).
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des relations de travail | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux différents processus de négociation réalisés pour établir les conventions collectives et les conditions de travail des membres du personnel de l'Université. Les documents témoignent de la négociation, de l’approbation et de l’application des conventions collectives de travail impliquant l’UQAM et les différents syndicats ou associations représentant les employés.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des relations de travail | Types de documents
| Durée de conservation Conserver selon la durée prévue à la convention collective puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au signalement, à l’application et au suivi d’une mesure disciplinaire appliquée à un employé de l’Université.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des relations de travail | Types de documents
| Durée de conservation Conserver selon la durée prévue à la convention collective puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer le suivi et la gestion des conflits de travail, traitement et suivi des plainte, litiges et griefs (documents concernant les moyens de pression, grèves, lock-out et arrêts de travail) ainsi qu'aux réclamations santé et sécurité.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des relations de travail | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'au règlement du conflit de travail puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi du financement des activités de l'Université : emprunts et placements, tarification, compagnes de financement et de souscription, subventions gouvernementales.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la planification, l'adoption, le contrôle et le suivi des budgets de l'Université ou l'une de ses unités : structure budgétaire, règles et plans budgétaires, prévisions budgétaires annuelles et cadre général (budgets de fonctionnement et d’investissement), prévisions budgétaires et demandes budgétaires provenant des unités administratives, modifications budgétaires (fonctionnement et investissement), dépenses et revenus estimés, fonds de fonctionnement, fonds d'investissement et fonds en fidéicommis, fonds sans restrictions, budgets approuvés, plans de redressement ou d'équilibre budgétaire, rapports budgétaires sommaires et détaillés (version unité budgétaire). Cette règle porte également sur les formulaires de contribution à la Fondation UQAM et le dossier financier de Centraide (liste des donateurs avec montant des dons et cartes de souscription).
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi des fonds avec restrictions de l’Université ou l’une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les documents relatifs aux UBR avec restrictions jusqu'à la fin de la subvention puis transfert des documents au SAGD pour une conservation de 6 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi des fonds d'immobilisation de l’Université ou l’une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour préparer, contrôler, enregistrer et analyser les informations relatives aux dépenses et revenus de l’Université ou l’une de ses unités de même qu'aux comptes à recevoir, recouvrement des sommes dues, opérations bancaires, paiements de fournitures, paiements de matériel et services et autres transactions financières.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion des comptes à payer de l’Université.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des comptes étudiants et des frais de scolarité.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion de la paie et aux opérations liées au versement des salaires des employés de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour récapituler et produire les états financiers de l'Université de même que pour assurer les activités de vérification interne et externe des activités financières de l'UQAM. Cette règle porte également sur l'audit externe via l’engagement d’auditeurs externes par l’Université pour émettre une opinion sur une information à auditer telles que des subventions octroyées par des organismes provinciaux.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux impôts et taxes des différents niveaux de gouvernements tels que l'impôt fédéral, provincial et municipal, la taxe de vente, TVQ, TPS, la taxe d'accise, de douane et les crédits fiscaux pour la recherche.
Détenteur(s) du dossier principal Services financiers et de l'approvisionnement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au développement du campus en matière immobilière, à l'acquisition (achat et location) des espaces nécessaires au fonctionnement de l'Université, la vente et la disposition des immeubles, terrains et locaux appartenant à l'UQAM ainsi qu'à la location d'espaces (espaces commerciaux, bureaux et laboratoires) à des locataires externes.
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’à la fin du bail ou jusqu’à la finalisation de la transaction puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. Transfert des versions originales signées des contrats au Service des affaires juridiques pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser les projets d'aménagement, de construction et de rénovation des immeubles et terrains dont l'UQAM est propriétaire.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la planification et des projets immobiliers | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin des travaux puis transfert des documents au SAGD pour une conservation de 10 ans et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour exploiter les différents espaces de l'Université tels que les salles de cours, les locaux, les laboratoires, les salles de spectacles et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la planification et des projets immobiliers | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les documents relatifs à la réservation de locaux et de salles 1 an puis destruction. Conserver les autres documents aussi longtemps qu'ils sont en vigueur, transfert au SAGD pour une conservation de 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion et l'exploitation des stationnements de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser l'acquisition de biens, services et travaux de construction requis par l'Université ou l'une de ses unités, et pour assurer la gestion des fournisseurs en lien avec l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Direction des approvisionnements aux services financiers | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans après la fin du contrat ou jusqu’à l’expiration des garanties puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des services et des ressources matérielles de l'Université, notamment la gestion des équipements (manuels d’instruction et d’installation), le contrôle du prêt d’équipement aux employés (réparation, vente, emprunt) et le matériel répertorié dans les unités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans ou aussi longtemps que nécessaires à la réalisation des activités, transfert des documents au SAGD pour une conservation de 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour procéder à la disposition de biens, matériel et équipements déclarés en surplus par les différentes unités de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Direction des approvisionnements aux services financiers | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'entretien, l’inspection, la réparation, le maintien, l'amélioration et la remise en état des composantes des bâtiments et terrains de l'Université, de même que du matériel et des équipements : plomberie, chauffage, électricité, éclairage, menuiserie, climatisation.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin des travaux ou la fin du contrat, transfert des documents au SAGD pour une conservation de 10 ans et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion, l'entretien et l'utilisation de la flotte de véhicules acquis ou loués par l'Université et utilisés pour le transport de passagers, de marchandises et de matière dangereuse.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que l'UQAM est propriétaire ou locataire du véhicule ou de l’équipement moteur, transfert des documents au SAGD pour une conservation de 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des opérations de conciergerie à l'Université telles que l'installation, l'ajustement et le remplacement de mobilier, garnitures de fenêtres, luminaires et éléments muraux.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les informations sont utiles puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la réception et l'expédition de marchandises, de mobilier et d'équipements de l'Université avec ses partenaires de même qu'entre les différents pavillons et campus de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les informations sont utiles puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion du courrier à l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des services alimentaires offerts aux membres de la communauté de l'Université tels que la restauration, le service de traiteur et les distributeurs automatiques.
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion, l'entretien et la réparation des installations, matériel et équipements du Centre sportif de l'Université (gymnases, salles d'entraînement, piscines, plateaux sportifs, base de plein air, terrains extérieurs).
Détenteur(s) du dossier principal Services à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les demandes d’intervention 1 an puis destruction. Conserver les autres documents aussi longtemps que nécessaires à l’entretien des équipements puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations concernant l’organisation des activités de prévention et des mesures de sécurité à adopter à l’Université en cas de situation d’urgence. Ces informations portent sur la gestion des opérations, les analyses de risque et technologies de sécurité, les investigations et la prévention et les interventions contre les incendies.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la prévention et de la sécurité | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les enregistrements de vidéo de surveillance 21 jours puis destruction. Conserver les rapports d'enquête 10 ans après l'événement puis destruction. Conserver les autres documents 5 ans ou aussi longtemps que nécessaires, transfert au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations liées à la gestion des matières dangereuses en conformité avec les différentes obligations légales et règlementaires en vigueur (permis institutionnels délivrés par la Commission canadienne de la sûreté nucléaire (CCSN) et de l’Agence de santé publique du Canada (ASPC)). Ces documents concernent l’analyse, le transport, l’entreposage et la disposition des matières dangereuses utilisées dans les locaux de l’Université : matières radioactives (radio-isotopes), substances chimiques, déchets dangereux et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la prévention et de la sécurité | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les informations sont utiles ou jusqu'au renouvellement du permis institutionnel (5 ans) puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux interventions de sécurité réalisées à la suite d’un incident, d’une infraction, d’un sinistre, d’un crime, d’un vol, d’un acte de vandalisme, d’un accident, d’un déclenchement de système d’alarme ou toutes autres interventions survenues dans les bâtiments, locaux et terrains de l’Université.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après l’intervention ou la fermeture du dossier, transfert des documents au SAGD pour une conservation de 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le contrôle du système de clés de l'Université (contrôle de la distribution des clés, gestion des verrous numériques).
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents et les systèmes sont en vigueur ou remplacement par une nouvelle version puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour la réalisation d’activités en matière de gestion environnementale et développement durable à l'Université telles que la gestion des matières recyclables, la gestion de l'énergie, la réduction de la pollution, l'approvisionnement responsable et le transport durable. Ces informations témoignent aussi des formations, de la recherche et des services de consultation offerts à la communauté universitaire en matière de gestion environnementale et de l’application de la Politique en matière d'écoresponsabilité, notamment la tenue du Comité institutionnel d’application de la Politique en matière d’écoresponsabilité et la production d’un inventaire quinquennal sur les émissions de gaz à effet de serre.
Détenteur(s) du dossier principal Vice-rectorat au développement humain et organisationnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer et mesurer la qualité de l'air à l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des immeubles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer l'analyse et l'application de principes et méthodes ergonomiques aux aménagements, postes de travail et équipements.
Détenteur(s) du dossier principal Service du développement organisationnel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations portant sur la gestion et le fonctionnement des structures organisationnelles de l'enseignement : création et organisation des facultés, départements et écoles et gestion des régimes d'études (admission, inscription, évaluation des étudiants et émission de diplômes).
Détenteur(s) du dossier principal Facultés | Types de documents
| Durée de conservation Transfert des dossiers relatifs à la création et l'organisation des facultés, départements et écoles au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. Conserver les autres documents 2 ans, puis transfert au SAGD pour une conservation de 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour l’administration générale des programmes d'enseignement de premier cycle et de cycles supérieurs de l'Université : évaluation, création, description, modification, implantation et fermeture des programmes d’étude.
Détenteur(s) du dossier principal Facultés | Types de documents
| Durée de conservation Transfert des dossiers relatifs à l’administration générale des programmes au Secrétariat des instances via le Comité de programmes des facultés pour une conservation permanente. Conserver les autres documents 2 ans, transfert au SAGD pour une conservation de 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la réalisation d'un processus d'accréditation ou d'agrément d'un programme de l'Université par un organisme externe tels qu'un ordre professionnel ou une corporation.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 4 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer le développement et le suivi des activités de formation continue offertes par l'Université à la clientèle interne et externe telles que les formations à la carte, la formation sur mesure et les certifications.
Détenteur(s) du dossier principal Esg+ | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser les analyses de coûts de programme, notamment les évaluations de coûts réalisées dans le cadre des processus de création et de modification des programmes : étude des coûts-bénéfices, des ressources requises et des revenus générés.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau d'évaluation et d'analyse financières | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 4 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer l'élaboration, le suivi et les modifications du calendrier universitaire de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Transfert annuel du calendrier universitaire au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. Conserver les autres documents jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser l'organisation des sessions, l'attribution et la répartition des tâches entre les membres du personnel enseignant pour une session donnée.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des stages, des stages d'enseignement et des activités pédagogiques de formation pratique offerts aux étudiants de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau de la formation pratique | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu'à la fermeture du dossier de stage, transfert au SAGD pour une conservation de 2 ans et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux stagiaires agissant à titre d’intervenant en services d’aide psychologique lors d’un stage effectué au Centre de services psychologiques dans le cadre de leur programme de doctorat en psychologie.
Détenteur(s) du dossier principal Centre de services psychologiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour développer, élaborer, dispenser, assurer la gestion et le suivi des cours offerts par les professeurs, chargés de cours et maîtres de langues de l'Université.
535P-1: PLANS DE COURS
Le plan de cours a comme objectif de faire connaître les caractéristiques du cours. Il contient le sigle et titre du cours, la description officielle, le nom de la personne enseignante, les objectifs du cours, les informations concernant l’évaluation et la bibliographie.
535P-2: DOCUMENTS CONCERNANT UN COURS DONNÉ ET LA GESTION DES COURS
Questionnaire vierge, référence bibliographique, entente d'évaluation, cahier d'examen complété, demande de modification de notes, demande de révision de notes, travail étudiant, matériel didactique, entente d'évaluation, répertoire de cours, document sur la formation à distance, tableau des groupes-cours, liste des tâches, liste de répartition des tâches d'enseignement, correspondance, liste de pointage, affichage, commande de cours, relevé d'inscription par programme, horaire-maître, répertoire de cours, formulaire d'organisation des sessions.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les plans de cours 1 an puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. Conserver les documents relatifs à la gestion des cours 7 ans, transfert au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer le développement et la gestion d'une école d'été par l'Université qu'elle se déroule sur le campus ou à l'extérieur.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser et assurer le processus d'évaluation des enseignements par les étudiants sur les enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l'Université. Ces informations concernent tout ce qui est relatif à la conformité des enseignements offerts par les enseignants relativement au descriptif du cours et des objectifs énoncés.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 3 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour encadrer les étudiants lors d'activités d'habilitation à la direction ou codirection de mémoire et thèse.
Détenteur(s) du dossier principal Facultés | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 4 ans après la fin de l’habilitation puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser l'évaluation des apprentissages dispensés aux étudiants tels qu'examens, travaux ou concours.
Détenteur(s) du dossier principal Départements et écoles | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les cahiers d’examen complétés et les travaux d'étudiants non remis 1 an suite à la remise des notes au Registrariat puis destruction. Conserver les autres documents aussi longtemps qu'ils sont utilisés, transfert au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux travaux réalisés par les étudiants dans le cadre de leur programme de maîtrise ou de doctorat, ainsi que les documents nécessaires au suivi du dépôt final, de l'évaluation, de l'autorisation de reproduction, de la confidentialité, de la soutenance et de la diffusion du mémoire, de la thèse ou de l'essai doctoral.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les documents jusqu’à ce que l’étudiant soit diplômé, transfert au SAGD et tri aux archives historiques (conservation permanente des versions finales des mémoires, des thèses et des essais doctoraux, du formulaire d'autorisation de reproduction et de diffusion d'un travail de recherche de cycles supérieurs (SDU-522) et du formulaire d'autorisation de confidentialité). | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au contrôle de l'émission des grades, diplômes, certificats et attestations d'études aux étudiants ayant complété leur programme d'études.
556P-1: RELEVÉS DE NOTES
556P-2: LISTES MAITRESSES, DOCUMENTS PRÉPARATOIRES À LA DIPLOMATION
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Transfert du relevé de notes officiel de chaque étudiant au SAGD pour une conservation permanente. Transfert de la liste officielle des diplômés après chaque diplomation au Secrétariat des instances pour une conservaiton permanente. Conserver les copies des listes des diplômés et des documents préparatoires 1 an puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à l'organisation et la gestion de la recherche et de la création à l'Université et dans le milieu universitaire.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la recherche et de la création | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au développement, à la gestion et au suivi de l'ensemble des sources de financement de la recherche et de la création, tels que les programmes de financement, les commandites de recherche, les fonds institutionnels de recherche, les partenariats, les bourses et les demandes de subventions (comptes budgétaires de recherche des professeurs-chercheurs, unités, centres ou chaires). Ces sources de financement peuvent être internes ou externes (organismes publics ou privés). Le dossier du professeur-chercheur fait l'objet de la règle 0218.1.
Détenteur(s) du dossier principal Service aux collectivités | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 8 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux règles d'éthique et normes déontologiques à respecter lors de la réalisation de projets de recherche telle que l'obtention d'une approbation éthique (certificats) de la recherche (êtres humains, animaux, risques biologiques).
Détenteur(s) du dossier principal Facultés | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans après la fermeture du projet de recherche (fin UBR), transfert des documents au SAGD pour une conservation de 20 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion des animaux de laboratoire en conformité avec les différents comités d'éthique animale, tels que le Comité institutionnel de protection des animaux (CIPA) et le Conseil canadien de protection des animaux (CCPA), ainsi que différents organismes subventionnaires.
Détenteur(s) du dossier principal Services des animaleries | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les documents jusqu'à la fin du projet de recherche, transfert au SAGD pour une conservation de 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux activités et projets réalisés à l'Université qui sont en appui aux activités de l'institution ou de l'une de ses unités, ainsi qu'à la planification institutionnelle.
Détenteur(s) du dossier principal Services de soutien et de développement académiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la création, au processus d'accréditation et au fonctionnement des centres, chaires de recherche, laboratoires, groupes ou instituts de recherche de l'UQAM de même qu’à l’organisation et la gestion de leurs activités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que l'unité de recherche existe puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et la mise en œuvre des différents projets de recherche conduits par des unités de recherches reconnues par l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la recherche et de la création | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin du projet de recherche ou aussi longtemps qu'exigé par l'organisme subventionnaire puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux organismes subventionnaires (gouvernementaux, privés, d'enseignement, industriels, communautaires) et organismes de coopération partenaires en recherche-innovation (recherche, création et formation).
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour gérer le statut officiel des chercheurs à l'UQAM, ainsi que pour le suivi et le dépôt des demandes de subvention.
Détenteur(s) du dossier principal Service de la recherche et de la création | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les projets refusés 2 ans puis destruction. Conserver les autres documents 2 ans après la fin du projet de recherche ou de l’avis de refus, transfert au SAGD pour une conservation de 6 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux activités mises en oeuvre afin de favoriser l'échange de savoir, de valoriser la recherche et de promouvoir le transfert et la mobilisation des connaissances.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont utiles puis transfert au SAGD pour une conservation de 3 ans et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux activités et aux actions de promotion organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants : journées portes ouvertes, tournées universitaires dans les collèges et écoles secondaires, présentations, séances d'information et activités de promotion (congrès, kiosques, salons, campagnes publicitaires), planification des activités et des actions de recrutement institutionnelles avec les facultés, comités de recrutement et de promotion institutionnelle, infolettre et séquences de communication. La base de données Recrutement des étudiants (Dialog Insight) permet au Bureau du recrutement d'effectuer des relances courriel auprès des futurs étudiants.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau du recrutement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux prévisions de la population étudiante. Les statistiques et données de recensement sur l'inscription, l'admission et la diplomation permettent la production de la version officielle de la déclaration de la clientèle (statistiques d'inscription et d'admission par programme) nécessaire au financement de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver la version préliminaire de la déclaration de la clientèle (statistiques d'inscription et d'admission) jusqu'à son remplacement par la version officielle puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion et au suivi du processus d'admission des étudiants, incluant les tests d'admission et de sélection complétés par les candidats (épreuves institutionnelles de compétences linguistiques, entrevues et tests administrés par les facultés et écoles).
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Destruction des documents non nécessaires au processus d'admission (pièces identitaires et de résidence) aussitôt que l'inscription de l'étudiant est validée par les agents d'admission. Conserver les autres documents 3 ans puis destruction. Facultés : conserver les documents relatifs aux entrevues, auditions et portfolios des candidats 1 an puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion et au suivi du processus d'inscription des étudiants à l'Université. Il comprend le Guide d’inscription publié par le Registrariat qui fournit, pour une année académique donnée, la description des cours pour chacun des programmes offerts par l'Université ainsi que les renseignements relatifs au système d’inscription.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 1 an après la fin du trimestre concerné puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations permettant de retracer le cheminement académique d'un étudiant de l'Université (y compris les auditeurs libres), de son admission jusqu'à son départ.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver le dossier étudiant 10 ans après la dernière activité. Tri du dossier par le Registrariat : conservation de certains documents (copie du relevé de notes officiel, demande d'admission, équivalences d’études, reconnaissances d’acquis, études avancées de 2e et 3e cycle, stages, brevets d’enseignement , exclusions, pièces identitaires) et destruction des autres. Transfert du dossier épuré au SAGD pour une conservation de 50 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux candidats ayant effectué une demande d'admission (tous les cycles universitaires confondus) à un programme d'études de l'Université mais qui après analyse du dossier par le Registrariat, se sont désistés, ne se sont pas inscrits ou ne sont pas admis.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la collecte, la remise, la révision, la modification et les attestations de notes des étudiants.
Détenteur(s) du dossier principal Registrariat | Types de documents
| Durée de conservation Départements et écoles : conserver 8 ans suite à l'inscription des notes dans le logiciel Résultats puis destruction. Registrariat : conserver 8 ans après le trimestre dans le logiciel Résultats puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au processus d'intégrité académique au sein de l'Université. Ces informations concernent les procédures applicables dans les cas d'infractions de nature académique commises par un étudiant pendant un cours et signalés par la Faculté (plagiat, copiage, tricherie lors d'un examen, travail ou stage) et les cas de fraude à l'admission signalés par le Bureau de l'admission (falsification de document), constituant des infractions au sens du Règlement no 18 de l'Université. Ces informations témoignent du signalement, de l'enquête, de l'assemblage de documents, de la tenue de réunion par le Comité facultaire sur les infractions de nature académique et par le Comité institutionnel sur les infractions de nature académique, de la décision, de la rédaction du rapport et de la demande d'appel par l'étudiant, s'il y a lieu.
Détenteur(s) du dossier principal Services de soutien et de développement académiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 60 ans après l’expiration du délai d’appel puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion des services de location de vestiaires offerts aux étudiants, à la gestion des cartes d'identité UQAM et à la gestion des résidences universitaires de l’Université (hébergement).
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et le suivi de l'aide financière aux études offerte aux étudiants de l'Université, notamment le programme de prêts et bourses offert par le ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur, les activités de soutien socioéconomique et le programme études-travail. Y est compris le dossier regroupant les informations sur les étudiants qui postulent au programme de prêt et bourses du gouvernement du Québec.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion des concours de bourses (de prestige) et de prix accordés par l'Université et par différents organismes externes non gouvernementaux. Y est compris le dossier regroupant les informations sur les étudiants qui postulent à des concours et offres de bourses auprès de l'Université et d'organismes externes non gouvernementaux.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion, la mise en place et le suivi des activités et services réservés aux étudiants de l’Université afin de favoriser leur participation et socialisation : activités d'accueil lors de la rentrée, activités d’intégration des personnes handicapées, activités communautaires et de loisirs, activités de soutien à la recherche d'emploi et d'orientation en employabilité, activités socioprofessionnels, d'aide et de soutien à l'apprentissage (séances d'examens), services offerts par le Centre sportif, concours et compétitions académiques, ligue centrale d'improvisation, centre d'écoute Halte-ami, radio CHOQ, soirées rencontres, midis-causeries et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour développer et assurer la gestion et le suivi des programmes de mobilité étudiante pour les formations hors Québec dans les universités associées à l’UQAM : programmes d’accueil et d'échange d'étudiants internationaux (étrangers) et québécois, veille stratégique des programmes et bourse à la mobilité.
Détenteur(s) du dossier principal Service des relations internationales | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin du programme d'échanges, transfert des documents au SAGD pour une conservation de 3 ans et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer le suivi de chacune des candidatures déposées par les étudiants et stagiaires pour les différents programmes de mobilité étudiante (programmes d'échanges étudiants internationaux (étrangers)). Il peut s'agir d'étudiants de l’Université qui participent à des programmes à l’international ou des étudiants d’autres institutions participant à des programmes de l’UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service des relations internationales | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin du séjour d'études de l'étudiant, transfert des documents au SAGD pour une conservation de 3 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la création et aux activités des groupes étudiants de l'Université tels que les associations étudiantes (facultaires et de programme), groupes étudiants d'envergure, groupes étudiants agréés, groupes étudiants candidats à l'agrément, organismes à but non lucratif, coopératives étudiantes, cafés étudiants, mouvements étudiants ainsi qu'aux activités relatives au développement des équipes sportives institutionnelles.
Détenteur(s) du dossier principal Services à la vie étudiante | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la reconnaissance des associations étudiantes de l’UQAM. Le dossier corporatif est constitué de deux dossiers distincts : le dossier de reconnaissance et le dossier de fonctionnement.
Détenteur(s) du dossier principal Secrétariat des instances | Types de documents
| Durée de conservation Conserver le dossier corporatif aussi longtemps que l'association est active ou 7 ans après la fin de ses activités ou de sa reconnaissance. Conserver le dossier de fonctionnement 7 ans puis destruction. Transfert du dossier de reconnaissance au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux relations entre l'Université et ses diplômés et finissants. Ces informations concernent l’organisation d’activités et des services qui leur sont offerts : bibliothèque, Internet, cours, séminaires, cartes de crédit, assurances, réseautage, galas, remises de prix, retrouvailles, publications, journées conférences, Conseil des personnes diplômées.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des diplômés | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour développer et réaliser les projets de formation, de recherche, de création et de diffusion organisés en partenariat avec des groupes externes (groupes communautaires ou populaires, groupes de femmes, syndicats et autres) et répondants aux besoins de la collectivité.
Détenteur(s) du dossier principal Service aux collectivités | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Dossier regroupant l'ensemble des informations sur les usagers des services psychologiques offerts au grand public par le Centre : consultations et évaluations effectuées par des étudiants de cycles supérieurs en psychologie et supervisées par des professionnels d’expérience.
Détenteur(s) du dossier principal Centre de services psychologiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans le dossier de l'usager à compter de la date du dernier service professionnel dispensé puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives aux dossiers constitués lors de l'examen et du traitement de plaintes ou consultations par la protectrice, le protecteur universitaire qui détient un pouvoir de recommandation. Sous l'autorité directe du Conseil d'administration, la protectrice, le protecteur universitaire reçoit les plaintes des membres de la communauté universitaire qui se croient lésés par les mécanismes administratifs de l'Université ou victimes de discrimination ou de toute forme d'injustice concernant leur personne, leur état ou l'exercice de leurs fonctions dans les cas où tous les autres mécanismes réguliers normalement à leur disposition ont été préalablement épuisés sans succès (conventions collectives, protocoles de travail, règlements de l'Université et autres).
Détenteur(s) du dossier principal Protectrice, protecteur universitaire | Types de documents
| Durée de conservation Transfert du rapport annuel au Secrétariat des instances pour une conservation permanente. Conserver les autres documents 3 ans après la date de fermeture du dossier puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à l'administration des programmes, activités et services de prévention en matière de harcèlement (sexuel, psychologique ou discriminatoire) offerts à toutes personnes membres de la communauté universitaire de l’UQAM ainsi qu'au dossier regroupant l'ensemble des informations sur les usagers de ces services.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau d'intervention et de prévention en matière de harcèlement | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les dossiers non recevables 7 ans puis destruction. Conserver les dossiers recevables liés à un employé de l’Université visé par la requête 50 ans puis destruction. Conserver les autres documents 10 ans puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser le développement de partenariats de l’Université et son internationalisation. Ces informations témoignent notamment des réseaux internationaux et ententes avec des établissements partenaires, l’accueil des délégations étrangères, l’organisation des missions à l’étranger et le soutien du personnel enseignant pour l'internationalisation de leur enseignement et de leurs travaux de recherches et de création.
Détenteur(s) du dossier principal Service des relations internationales | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin du projet de coopération ou de partenariat, transfert des documents au SAGD pour une conservation de 5 ans et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la conception, la définition, la modification et l'utilisation de toute forme d'identification visuelle de l'Université ou l'une de ses unités, ainsi que les logos, en-têtes, vignettes et représentation du nom de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver jusqu’au remplacement par une nouvelle version puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'organisation, la coordination et le bon déroulement des cérémonies, célébrations officielles et autres événements spéciaux de l'Université ou l'une de ses unités : inaugurations, fêtes commémoratives, lancements, congrès, colloques, signatures de protocoles, remises de prix et distinctions honorifiques (doctorat honoris causa, médaille de l’UQAM, Prix du mérite de l’UQAM, Prix Reconnaissance UQAM) et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la tenue de l’événement puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à l'organisation des cérémonies de collation des grades des diplômés de l'Université selon le processus de diplomation et des facultés.
Détenteur(s) du dossier principal Bureau des diplômés | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations témoignant de l’organisation de congrès, conférences et colloques organisés par l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux allocutions, discours et communications prononcés par des membres de l'Université ou des personnalités extérieures invitées à prendre la parole dans le cadre d'activités organisées par l'UQAM ou extérieures à l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour organiser ou témoigner de la participation de l'Université ou l'une de ses unités à des activités artistiques, scientifiques et culturelles (spectacles, semaine des sciences, concerts, salons, lancements et autres), des activités extérieures et des activités de bienfaisance (collecte de fonds, campagne Centraide-UQAM, paniers de Noël, collecte de sang, souscriptions et autres).
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion, l'organisation et la présentation des expositions et activités réalisées par les espaces de diffusion de l'Université tels que la Galerie de l'UQAM, le Centre de Design ou autre. Il peut s'agir de bornes interactives, d’expositions virtuelles d’archives ou d’expositions traditionnelles dans ces espaces de diffusion.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 2 ans après la fin de l'activité ou de l'exposition ou de sa mise en ligne puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion, l'acquisition, la conservation, la préservation et la diffusion de la collection d'œuvres d'art de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Galerie de l'UQAM | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont utiles puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives au service interne de courriels Info Direction, des plans de communication et à la diffusion du calendrier des événements institutionnels.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont utiles puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser les activités de promotion institutionnelle de l’Université. Ces documents sont relatifs aux communications, campagnes publicitaires, commandites, activités de publicité et de marketing.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations publiées par les différents médias écrits et électroniques se rapportant aux activités de l'Université ou l'une de ses unités, ainsi que les informations diffusées auprès des médias pour annoncer un événement majeur, une activité importante ou toute autre information à communiquer au grand public.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux publications administratives, savantes ou scientifiques de l'Université, de l'une de ses unités ou d'un auteur de l'Université, y compris les informations concernant leur préparation et leur diffusion. Est également visé par cette règle Actualités UQAM, le média électronique institutionnel de l’Université qui porte sur l’actualité universitaire (remplacement du journal L’UQAM).
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Dès parution, transfert d’un exemplaire de chaque publication au SAGD. Conserver les autres documents 2 ans après leur publication puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion de la reproduction de documents telles que l'infographie, l'impression, la reliure et finition, la copie, la télécopie et la numérisation.
Détenteur(s) du dossier principal Service des entreprises auxiliaires | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 7 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser l'acquisition de ressources documentaires physiques de l’Université (fonds d'archives, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, objets et autres).
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de gestion des documents | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les documents de support 2 ans après l'acquisition puis destruction. Conserver les dossiers d'acquisition et les dossiers d’évaluation monétaire aussi longtemps que l’Université est propriétaire ou dépositaire de la ressource documentaire puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser le traitement des ressources documentaires physiques de l’Université (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, objets et autres) et des ressources numériques (livres, périodiques, bases de données, documents audiovisuels) : classification, description, indexation, catalogage.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de gestion des documents | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que l’Université est propriétaire ou dépositaire de la ressource documentaire puis transfert au SAGD pour une conservation permanente (destruction des versions préliminaires et des documents de support). | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la promotion, la valorisation et la diffusion des ressources documentaires physiques de l’Université (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, objets et autres) via des installations, présentoirs, kiosques ou expositions et des ressources numériques (livres, périodiques, bases de données (AtoM, Sofia, Archipel), documents audiovisuels) via le site Web, expositions virtuelles, bornes interactives.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de gestion des documents | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les ressources documentaires sont diffusées puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux services offerts à la clientèle interne et externe de l’Université utilisant les ressources documentaires physiques et numériques en présentiel ou en ligne (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, bases de données, documents audiovisuels) : prêts de documents et d’équipements spécialisés, prêts entre bibliothèques et interbibliothèques, formations, services-conseils, services de références et de soutien à la recherche et à l'enseignement, salles de consultation, postes informatiques, réservation de salles et autres.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de gestion des documents | Types de documents
| Durée de conservation Conserver le dossier de l'usager 1 an après sa désactivation puis destruction. Conserver les autres documents aussi longtemps qu'ils sont utiles puis transfert au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la conservation des ressources documentaires physiques de l’Université (fonds d'archives, monographies, périodiques, collections, livres rares et anciens, œuvres d’art muséales, objets et autres) via l’application de mesures de préservation appropriées et de contrôle des conditions ambiantes des dépôts, voûtes et réserves.
Détenteur(s) du dossier principal Service des archives et de gestion des documents | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont utiles puis transfert au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour réaliser la planification, le développement (coûts et évaluation) et l'implantation des ressources audiovisuelles requises pour répondre aux besoins de l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les devis d'installation temporaire 2 ans et les autres documents 5 ans puis transfert au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la gestion, l'acquisition et l'emprunt du matériel et de l'équipement audiovisuel de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que l'équipement, l'appareil ou le matériel audiovisuel est conservé par l'Université ou jusqu'à la fermeture des transactions de prêts d'équipement puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la conception et la réalisation des productions audiovisuelles (son, vidéo, multimédia) produites pour les activités d'enseignement, de promotion, d’information, de recherche ou de création de l'Université, l'une de ses unités ou de clients externes de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Transfert des versions finales compressées sur le Serveur Média Asset Manager (MAM) à des fins de consultation. Conserver 3 ans puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la conception des productions photographiques produites pour les activités d'enseignement, de promotion, d'information, de recherche ou de création de l'Université.
Détenteur(s) du dossier principal Service des communications | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les versions sélectionnées et finales des documents photographiques dans Fotoware (serveur Média Asset Manager (MAM)) puis transfert annuel sur le serveur du SAGD et tri aux archives historiques. Conserver les versions préliminaires 15 ans sur les serveurs du Service de l'audiovisuel et ceux du Service des communications puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux services offerts aux utilisateurs des technologies de l'audiovisuel ainsi qu'à la gestion des droits d’accès et des privilèges : salles de cours médiatisées, plateformes d'apprentissage en ligne (Moodle, Panopto), services-conseils, soutien technique à la recherche et projets technopédagogiques.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver le dossier de l'usager 3 ans après sa désactivation puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la gestion et l'évolution des éléments reliés à l'infrastructure technologique de l'Université (serveurs, Cloud et autres).
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que les documents sont utiles puis destruction. | Sécurité Documents confidentiels |
Informations relatives à la gestion, l'acquisition et l'emprunt du matériel et de l'équipement informatique de l'Université tels que la réseautique, la gestion des postes de travail, les téléphones fixes et les téléphones cellulaires.
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le matériel, l’appareil ou l'équipement est conservé par l’Université puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux logiciels, progiciels, programmes et applications informatiques utilisés pour assurer le fonctionnement et la gestion des activités de l'Université ou l'une de ses unités.
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le logiciel, progiciel, programme ou application informatique est utilisé puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives au développement, à l'implantation, à la gestion, au fonctionnement et à l'utilisation des systèmes informatiques de l'Université tels que les systèmes de gestion administrative et les plateformes d'enseignement.
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver aussi longtemps que le système existe puis transfert des documents au SAGD et tri aux archives historiques. | Sécurité Documents non confidentiels |
Ensemble des informations contenues sur la plateforme Microsoft Teams incluant les sites d'équipe Teams, les publications et commentaires dans les équipes ainsi que les conversations privées entre deux ou plusieurs personnes.
08742P-1 : ÉQUIPES TEAMS : Sites d’équipe Teams incluant l’ensemble de son contenu : équipe, canaux, publications et commentaires, fichiers, etc.
08742P-2: PUBLICATIONS ET COMMENTAIRES DANS LES ÉQUIPES TEAMS: Publications dans une équipe. Cela inclut les conversations des canaux publics et privés.
08742P-3 : CONVERSATIONS PRIVÉES: Conversations instantanées dans Teams visant à échanger des messages, des images et des fichiers avec une ou plusieurs personnes de façon privée. Cela inclut aussi les conversations qui ont lieu dans le cadre de réunions Teams.
08742P-4 : ENREGISTREMENTS DE RÉUNION: Les enregistrements audio et vidéo de réunions, dans un canal d’équipe, une réunion ou une conversation privée.
Détenteur(s) du dossier principal Unités responsables | Types de documents
| Durée de conservation Équipes Teams : conserver 1 an après la dernière utilisation de l’équipe Teams puis destruction. Publications et commentaires dans les équipes Teams : conserver 3 ans maximum ou jusqu'à la suppression de l'équipe Teams puis destruction. Conversations privées : conserver 1 an puis destruction. Enregistrements de réunion : conserver 60 jours puis destruction. * Voir la règle complète pour plus d'informations | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives aux services offerts et aux demandes de soutien technique effectuées dans le logiciel JIRA par les utilisateurs des systèmes informatiques de l'UQAM.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'informatique | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis destruction. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations utilisées pour assurer la protection des systèmes et des biens informatiques, la préservation de la confidentialité et de la fiabilité des données.
Détenteur(s) du dossier principal Services informatiques | Types de documents
| Durée de conservation Conserver 5 ans puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |
Informations relatives à la création, la mise à jour et au développement du site Web de l'Université ou l'une de ses unités. Note : Les documents officiels de l'UQAM diffusés sur le Web seront considérés selon le processus ou l'activité qui les concerne.
Détenteur(s) du dossier principal Service de l'audiovisuel | Types de documents
| Durée de conservation Conserver les anciennes versions des sections d'informations 3 ans après la fermeture du site Web puis destruction. Conserver les documents aussi longtemps que le site Web existe ou jusqu'à son retrait ou son remplacement par une nouvelle version puis transfert des documents au SAGD pour une conservation permanente. | Sécurité Documents non confidentiels |