Consulter le Calendrier de conservation et identifier les dossiers à détruire et ceux à transférer au Service des archives.

• Destruction des exemplaires secondaires selon l'application des règles de conservation (voir la procédure de Destruction des documents confidentiels (999)).

• Mise en boîte des exemplaires principaux des dossiers à conserver selon le modèle Bankers Box FEL00872.

• Préparation matérielle des dossiers :

  • conserver les chemises d’origine

  • s'assurer qu'un titre est inscrit sur l'onglet de chaque chemise suivi de leurs dates extrêmes 

  • transférer des boîtes pleines 

Pour chaque boîte à archiver, procéder à l'inventaire des dossiers de la boîte dans la section « Nouveau formulaire de transfert » de TRANSweb 

• inscrire un titre représentatif des dossiers de la boîte en majuscules

• inscrire le titre inscrit sur l'onglet de la chemise en minuscules suivi des dates extrêmes

Sauvegarder régulièrement le formulaire

Lors de la première sauvegarde, inscrire le numéro de transfert (identifiant unique disponible dans la partie supérieure droite du formulaire sur le rabat du couvercle de la boîte (ex. : 2025-0001).

Imprimer le formulaire et l'insérer couché à plat sur le dessus des dossiers de la boîte. Refermer le couvercle.

Si plusieurs boîtes sont à transférer 

• sauvegarder les formulaires en préparation jusqu’à ce qu’ils soient tous prêts.
• dans la section « Consulter mes formulaires », sélectionner les formulaires en préparation et les transférer tous en même temps.

Transport des boîtes d’archives

• compléter une demande via le Portail SAGD.

• sélectionner le service « Transport de boîtes d’archives » et inscrire toutes les informations requises.

• consulter les notifications transmises par courriel pour suivre l’avancement de la demande.

Consulter les formulaires approuvés directement dans l'application TRANSweb.