Dans certains cas, le rôle personnel d'institution peut s'avérer utile. Ce rôle permet principalement de voir la liste de personnes utilisatrices (membres) d'une institution, de faire une recherche des membres et de produire des rapports de base sur les membres.

Ces personnes peuvent également et selon les besoins, créer des groupes à l'intérieur des institutions et d’évaluer des pages envoyées par les membres de ces groupes.

Obtenir le rôle de membre du personnel de l'institution

Lorsque c'est nécessaire, une personne administratrice d'institution peut octroyer le rôle membre du personnel de l'institution à une personne utilisatrice (membre).

Pour ce faire, il faut que :

  1. la personne se soit inscrite préalablement à l'institution (Demander l'affiliation à une institution et vérifier son adhésion);
  2. la personne administratrice l'ajoute à la liste de membres du personnel de l'institution (voir point correspondant sur la page personne administratrice) 

Une fois qu'une personne obtient le rôle de personnel d'institution, elle sera en mesure de : 

Accéder à la liste des membres et faire des recherches

Pour voir la liste complète de membres de l'institution, il faut :

  1. Cliquer sur le menu d'administration (clé à molette) et cliquer sur l'option Rechercher des utilisateurs;
  2. Une fois dans la page de recherche, la liste complète d'utilisateurs et utilisatrices de l'institution s'affiche;
  3. Dans cette page, il sera possible de lancer des recherches spécifiques, à partir de l'option : Options avancées, et ce, en fonction du dernier accès de :
    1. l'ensemble d'utilisateurs et utilisatrices de l'institution;
    2. personnes s'étant connectées;
    3. ceux et celles qui ne se sont jamais connectés;
    4. personnes s'étant connectées avant ou après une certaine date. 

Produire des rapports

Une fois qu'une personne utilisatrice (membre) a été repérée dans le système, il est possible de créer des rapports divers relatifs à l'utilisation que celle-ci a faite du portfolio. Par exemple, connaître ses derniers accès au portfolio et aux différentes pages, obtenir une liste de détails sur son profil, connaître ses activités sur les pages, etc.

Pour obtenir ces rapports, il suffit de : 

  1. choisir la personne (ou les personnes); 
  2. cliquer sur le bouton : Obtenir un rapport sur les utilisateurs sélectionnés;



  3. cliquer sur Configurer le rapport; 
  4. dans la page correspondante, faire les choix désirés;
  5. cliquer sur Envoyer pour afficher le rapport. 

Une autre manière d'arriver sur la page de production des rapports est d'aller sur le menu d'administration (clé à molette) et cliquer sur l'option Rapports. 

Notez qu'en passant par cette option, il ne sera pas possible de trier et filtrer en fonction de l'utilisateur. Ces rapports afficheront donc l'ensemble des membres de l'institution. 

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